HOSTIS NET s.r.o.

Zásady ochrany osobních údajů

Společnost HOSTIS NET, s.r.o., IČ: 27226867, se sídlem Pšenčíkova 683, 142 00 Praha 12 prohlašuje, že chrání osobní údaje svých zákazníků před zneužitím v souladu s platnou legislativou.

Zveřejněním těchto zásad poskytujeme informace zákazníkům o zpracování osobních údajů naší společností a o právech zákazníků vyplývajících z Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 (GDPR).

Osobními údaji se rozumí data, která mohou identifikovat fyzickou osobu, například e-mailová adresa, telefonní číslo, doručovací adresa apod. Zpracování těchto údajů je pro nás nezbytné pro poskytování služeb našim zákazníkům.

Při zpracování osobních údajů vycházíme ze zásad zákonnosti, korektnosti, transparentnosti, omezení účelu, minimalizace údajů, přesnosti, omezení uložení, integrity a důvěrnosti. Osobní údaje jsou zpracovávány ručně i automatizovaně.

Společnost HOSTIS NET, s.r.o. vystupuje v roli správce osobních údajů tehdy, kdy určuje účel a rozsah zpracování osobních údajů. Jde především o sběr dat o svých zákaznících nebo jejich zástupcích, o svých zaměstnancích nebo žadatelích o zaměstnání.

U námi poskytovaných služeb, kde zákazník určuje účel a rozsah zpracování osobních údajů, společnost HOSTIS NET, s.r.o. vystupuje v roli zpracovatele. S takovými osobními údaji nakládáme v zastoupení zákazníka podle jeho instrukcí a v souladu s platnou legislativou. Náš zákazník může vystupovat v roli správce osobních údajů nebo v roli zpracovatele. Vztah mezi naší společností jako zpracovatelem a zákazníkem je podle typu služby upraven buď Všeobecnými obchodními podmínkami, speciálními podmínkami služby, rámcovou smlouvou nebo samostatnou smlouvou o zpracování osobních údajů.

HOSTIS NET, s.r.o. jako správce osobních údajů

Co nás opravňuje zpracovávat osobní údaje

Právním základem pro zpracování osobních údajů naší společností je

• plnění smlouvy uzavřené mezi námi a zákazníkem
• povinnost zpracovávat osobní údaje daná zvláštními zákony
• náš oprávněný zájem zpracovávat takové osobní údaje, kdy nám to umožňuje platná zákonná úprava
• poskytnutí souhlasu s účelem zpracování osobních údajů zákazníkem.

Zpracováváme následující osobní údaje

• identifikační údaje účtu – jméno a příjmení, uživatelské jméno a heslo, e-mailová adresa
• kontaktní a identifikační údaje zákazníka – e-mailové adresy pro komunikaci, telefon, adresa, IČ, DIČ
• údaje o zákazníkových objednávkách a službách – podoby objednávek a služeb, jejich platby, změny a rozsah využívání služeb
• údaje v adresáři kontaktů zákazníka – údaje spravované zákazníkem pod svým účtem, které jsou dále využity na základě požadavku zákazníka při registraci a správě jmen domén a to výhradně na jeho pokyn a v souladu s pravidly registrací jednotlivých registrů jmen domén
• údaje o komunikaci se zákazníkem – e-mailová, SMS, chat a telefonní komunikace za účelem poskytnutí podpory zákazníkovi při využívání našich služeb
• údaje potřebné k funkčnosti webových stránek – soubory cookies našich webů. V případě, že uživatel/zákazník zamezí využití cookies ve svém prohlížeči, bere na vědomí, že naše webové stránky nemusí fungovat správně
• údaje o chování zákazníka na webu a při čtení zpráv – soubory cookies sledovacích služeb. Údaje využíváme při vývoji a zlepšování služeb a webových stránek.
• provozní a lokalizační údaje – log přístupů a provedených operací. Údaje jsou důležité jako důkaz o přístupech a provedených úkonech, jsou uchovávány na základě zákona nebo požadavků registrů jmen domén.
• údaje o zaměstnancích – údaje potřebné pro uzavření smlouvy, údaje pro prezentaci na webu a údaje potřebné pro zpracování mezd a odvodů dle příslušných zákonů

Zdroje pro získávání osobních údajů

Osobní údaje zpravidla získáváme přímo od našich zákazníků, kteří nám je poskytnou v souvislosti s objednáním služeb, vznikem smluvního vztahu, vytvořením a používáním zákaznického účtu, při komunikaci se zákazníkem pomocí e-mailu nebo chatu.

V souvislosti s registrací a správou jmen domén získáváme osobní údaje přímo od zákazníků nebo u spravovaných domén přímo z odpovídajících registrů jmen domén.

Pro osobní údaje spojené s chováním zákazníka na webu a pro získávání provozních a lokalizačních údajů jsou zdrojem takových dat přístupy zákazníka pomocí elektronických zařízení.

Délka zpracování osobních údajů

Osobní údaje zpracováváme po dobu trvání důvodů zpracování osobních údajů.

Osobní údaje spojené s vedením účtu a poskytováním služeb uchováváme po dobu 5 let od ukončení smluvního vztahu se zákazníkem.

Osobní údaje spojené s registrací a správou jmen domén uchováváme po dobu vyžadovanou jednotlivými registry jmen domén, zpravidla po dobu 5 let od ukončení správy takových jmen domén.

V případě uplatnění „práva na výmaz” osobních údajů ze strany zákazníka nejsou tímto požadavkem dotčeny naše povinnosti plynoucí ze zákonných nebo smluvních vztahů spojených se zpracováním takových osobních údajů. Osobní údaje jsou vymazány až po uplynutí lhůt, kterými jsme vázáni.

Zpracování osobních údajů dalšími zpracovateli

Pro zpracování osobních údajů využíváme v některých případech služeb dalších zpracovatelů. S těmito zpracovateli máme uzavřeny odpovídající smluvní vztahy zabezpečující ochranu osobních údajů a tito zpracovatelé údaje zpracovávají pouze na základě našich pokynů. Zpracovatele využíváme pro

• provoz marketingových nástrojů
• komunikaci se zákazníky pomocí telefonu, SMS a chatu
• služby zpracovávající zásilky
• poskytování cloudových služeb
• zpracování mezd.

Předávání osobních údajů

U následujících služeb může docházet k předávání osobních údajů. Takovéto předání osobních údajů je z naší strany realizováno na základě pokynu zákazníkem. Jedná se o služby

• registrace a správa jmen domén
• vytvoření a správa komerčních SSL certifikátů
• zřízení a správa cloudových služeb a licencí společnosti Microsoft.

Zákazník nám může v souladu s plněním smlouvy dát pokyn k předání osobních údajů mimo prostor EU a EHS (zejména v souvislosti s registrací a správou jmen domén). V takovém případě bere zákazník na vědomí, že tyto země nemusí zajišťovat odpovídající ochranu osobních údajů a že zákazník přebírá veškerá rizika s předáním takových osobních údajů.

Přístup k osobním údajům

Přístup k osobním údajům mají pouze osoby, které plní úkony v souvislosti s účelem zpracování osobních údajů. Tyto osoby jsou odpovídajícím způsobem proškoleny o ochraně osobních údajů a jsou vázány dodržovat mlčenlivost o všech skutečnostech, se kterými se v souvislosti se zpracováním osobních údajů setkají.

Práva související s ochranou osobních údajů

Zákazník, jehož osobní údaje jsou zpracovávány, má zejména

• právo na přístup, kdy má zejména právo vědět, jaké osobní údaje, za jakým účelem a jak dlouho je zpracováváme, jak je získáváme a jak s nimi nakládáme.
• právo na opravu, kdy bez zbytečného odkladu po patřičném ověření údajů takovou změnu provedeme.
• právo na výmaz, kdy nás zákazník může požádat o vymazání osobních údajů, které zpracováváme. Toto právo se neuplatní do doby, dokud nás ke zpracování zavazují zvláštní zákony nebo jiné smluvní vztahy.
• právo na omezení zpracování, které umožňuje zákazníkovi omezit využití zpracovávaných osobních údajů pro další zpracování.
• právo vznést námitku proti zpracování, jestliže se zákazník domnívá, že údaje jsou zpracovávány bez oprávněného zájmu nebo bez vyjádření souhlasu se zpracováním osobních údajů.
• právo nebýt subjektem automatizovaného individuálního rozhodování.
• právo na přenositelnost údajů, které zpracováváme automatizovaně. Takové údaje jsou předány v běžném strojově čitelném formátu, je-li to technicky proveditelné.
• právo podat stížnost, zejména domnívá-li se, že osobní údaje jsou zpracovávány neoprávněně nebo v rozporu s platnými právními předpisy, navzdory uplatnění výše uvedených práv. Stížnost může zákazník podat u Úřadu pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz).

Jak nás kontaktovat

V případě, že nás budete chtít kontaktovat v souvislosti se zpracováním osobních údajů, můžete tak učinit pomocí e-mailu helpdesk(zavináč)hostis.net.

Změny těchto zásad

Tyto zásady ochrany osobních údajů můžeme upravovat a aktualizovat, provedené změny budou platné datem zveřejnění na těchto stránkách.

Účinnost této verze Zásad ochrany osobních údajů je 25. 5. 2018.